Menuden TANIMLAR->İşlem Kod Tanımları bağlantısı ile çalıştırılır. Yaygın olarak kullanılan işlem grup ve işlem kod bilgileri sistemde önceden tanımlanmıştır. Girilen bilgilerde eksiklerin tamamlanması, hatalı girilen bilgilerin düzeltilmesi yada yeni işlem grubu/işlem kodu tanımlarının oluşturulması bu program ile yapılır.
İşlem kodları iki seviyeli olarak tanımlanır. Yönetim işlemlerinin kolay ve daha anlaşılır olması amacıyla işlem grupları (AİDAT, BAKIM, TEMİZLİK, YAKIT, vb) oluşturulur. Daha sonra her grubun altında ihtiyaç kadar işlem kodu tanımlanır.
İŞLEM GRUPLARI sekmesinde, mevcut işlem grupları listelenir. Bu liste üzerinden seçimi yapılan işlem grubu üzerine çift tıklama yapılarak yada ilgili satırın üzerinde iken sağ tuş tıklandığında açılan menuden GÜNCELLE bağlantısına tıklanarak açılan form üzerinden; grup adı, geçikme tazminatı oranı (tahsilatlarda uygulanacak olan gecikme tazminatı oranı, uygulanmayacak ise 0), en az gecikme süresi (gecikme tazminatı uygulanacak ise uygulamaya başlamak için geçecek ay cinsinden süre) ve sorumlu (kullanan, mal sahibi) bilgileri girilir. Muhasebe işlemlerinde sorumlu olarak seçilen üzerinden borçlandırma yapılır.
İŞLEM KOD TANIMLARI sekmesinde, işlem grup sekmesinde seçilen gruba ait işlem kodları listelenir. Bu liste üzerinden seçimi yapılan işlem kodu üzerine çift tıklama yapılarak yada ilgili satırın üzerinde iken sağ tuş tıklandığında açılan menuden GÜNCELLE bağlantısına tıklanarak açılan form üzerinden; işlem adı ve miktarı bilgileri girilir. Örnek olarak, AİDAT grubu altında, Aidat (standart) kodu için miktar bilgisi değiştirildiğinde, bu aidat kodunu kullanan tüm daireler için yeni girilen miktar üzerinden borçlandırma işlemi yapılır.